Anfragen entgegennehmen
Der Assistent nimmt Anrufe entgegen, begrüßt Ihre Kunden und klärt, weshalb sie anrufen.
Alle Lösungen
Während Sie arbeiten, kümmert sich Ihr KI-
01 / TELEFON
Während Sie arbeiten, kümmert sich Ihr KI-Telefonassistent ums Telefon.
Der Assistent nimmt typische Anliegen nach abgestimmten Regeln auf und fragt fehlende Angaben nach. Unklare oder nicht freigegebene Fragen werden an Ihren Betrieb übergeben.
So bleiben Sie erreichbar, ohne ständig selbst erreichbar sein zu müssen.
Für Handwerk · Dienstleistung · kleine & mittlere Unternehmen
VOM ANRUF ZUR KLAREN ANFRAGE
Ein Anruf. Ein geklärtes Anliegen.
Ihr Telefonassistent führt nicht einfach nur ein Gespräch. Er sorgt dafür, dass aus einem eingehenden Anruf die Informationen und nächsten Schritte entstehen, die Sie wirklich brauchen.
Der Kunde ruft an
Der Anruf geht wie gewohnt über Ihre Telefonnummer ein. Je nach gewünschtem Ablauf übernimmt der Telefonassistent direkt oder erst dann, wenn gerade niemand erreichbar ist.
Die KI führt das Gespräch
Der Assistent begrüßt den Anrufer, erkennt sein Anliegen und stellt die passenden Rückfragen.
Informationen werden erfasst
Name, Rückrufnummer, Adresse, Anliegen, Dringlichkeit oder weitere Angaben werden strukturiert aufgenommen.
Der nächste Schritt wird ausgelöst
Der Assistent beantwortet Fragen, nimmt einen Rückruf auf, vereinbart bei Bedarf einen Termin oder leitet das Gespräch weiter.
Sie wissen, worum es geht
Nach dem Gespräch erhalten Sie die relevanten Informationen übersichtlich zusammengefasst oder direkt in die dafür vorgesehenen Systeme übertragen.
WENIGER UNTERBRECHUNGEN
Das Telefon wartet nicht, bis Sie Zeit haben.
Beim Kunden, auf der Baustelle, in der Werkstatt oder mitten in einer Besprechung – im Arbeitsalltag lässt sich nicht jeder Anruf sofort annehmen.
Für den Anrufer bedeutet das häufig: erneut versuchen, auf einen Rückruf warten oder sich anderweitig umsehen.
Ein klassischer Anrufbeantworter nimmt zwar eine Nachricht entgegen, kann aber keine Rückfragen stellen oder das Anliegen direkt einordnen.
Ein KI-Telefonassistent führt das Gespräch direkt – auch wenn Sie gerade keine Hand frei haben.
So werden Sie weniger unterbrochen und bleiben trotzdem für Ihre Kunden erreichbar.
WAS DIE KI ÜBERNEHMEN KANN
Mehr als nur ans Telefon gehen.
Welche Aufgaben der Telefonassistent übernimmt, richten wir nach den tatsächlichen Abläufen in Ihrem Unternehmen aus.
Anliegen erkennen
Neukundenanfrage, laufender Auftrag, Terminwunsch, Reklamation oder dringendes Problem – unterschiedliche Anliegen können unterschiedlich behandelt werden.
Informationen erfassen
Name, Telefonnummer, Adresse, gewünschte Leistung, Dringlichkeit und weitere für Ihren Betrieb relevante Angaben werden strukturiert aufgenommen.
Fragen beantworten
Häufige Fragen zu Leistungen, Öffnungszeiten, Einzugsgebiet oder Abläufen kann der Assistent anhand der hinterlegten Informationen direkt beantworten.
Gespräche weiterleiten
Bei vorher festgelegten Anliegen kann das Gespräch direkt an Sie oder einen zuständigen Mitarbeiter weitergegeben werden.
Termine vereinbaren
Wenn es zu Ihren Abläufen passt, kann der Assistent freie Termine prüfen und direkt mit dem Kunden vereinbaren.
Gespräche zusammenfassen
Nach dem Anruf erhalten Sie die wichtigsten Informationen übersichtlich zusammengefasst – zum Beispiel per E-Mail oder über angebundene Systeme.
Weitere Prozesse auslösen
Über Schnittstellen können Informationen auch an CRM-Systeme, Kalender oder individuelle Automatisierungen weitergegeben werden.
Nicht jeder Betrieb braucht jede Funktion. Gemeinsam legen wir fest, welche Aufgaben sinnvoll automatisiert werden und wann weiterhin ein Mensch übernimmt.
STATT NUR EINER VERPASSTEN NUMMER
Sie wissen schon vor dem Rückruf, worum es geht.
Der Telefonassistent kann die wichtigen Informationen direkt im Gespräch aufnehmen und anschließend strukturiert weitergeben.
Statt eine unbekannte Nummer zurückzurufen und das komplette Anliegen erneut abzufragen, können Sie direkt dort weitermachen, wo der Telefonassistent aufgehört hat.
Neue KundenanfrageBeispiel · fiktive Angaben
Max Mustermann
- Telefon
- 07171 123456
- Ort
- Schwäbisch Gmünd
- Anliegen
- Heizung ausgefallen
- Fachliche Dringlichkeit
- Noch durch den Kundendienst zu prüfen
- Rückruf
- Schnellstmöglich gewünscht
Zusammenfassung
Der Kunde meldet einen Ausfall seiner Heizungsanlage und bittet um kurzfristige Rückmeldung.
SO VIEL KI, WIE ZU IHNEN PASST
Sie entscheiden, wann der Assistent übernimmt.
Ein KI-Telefonassistent bedeutet nicht, dass Ihre Kunden grundsätzlich nicht mehr mit Ihnen sprechen. Der Ablauf wird an Ihren Betrieb angepasst.
VARIANTE 01
Wenn niemand rangeht
Ihr Telefon klingelt zunächst wie gewohnt. Wird der Anruf nicht angenommen, übernimmt der Telefonassistent.
Ideal als intelligenter Ersatz für den klassischen Anrufbeantworter.
VARIANTE 02
Außerhalb Ihrer Erreichbarkeit
Tagsüber telefonieren Sie weiterhin selbst. Außerhalb Ihrer gewünschten Zeiten übernimmt der Assistent eingehende Anfragen.
Ideal für Feierabend, Wochenenden oder Zeiten mit geringer Bürobesetzung.
VARIANTE 03
Als zentrale Telefonannahme
Der Assistent nimmt eingehende Gespräche zunächst entgegen, erfasst das Anliegen und leitet relevante Anrufe gezielt weiter.
Ideal, wenn Routineanrufe konsequent vorsortiert werden sollen.
NICHT VON DER STANGE
Der Assistent lernt nicht irgendeinen Betrieb kennen. Sondern Ihren.
Eine gute Telefon-KI entsteht nicht dadurch, dass man nur eine Rufnummer aktiviert. Entscheidend ist, wie das Gespräch geführt wird, welches Wissen verfügbar ist und was bei unterschiedlichen Anliegen passieren soll.
Gesprächsführung
Wir definieren, wie der Assistent Ihre Kunden begrüßt, welche Fragen er stellt und wie unterschiedliche Gesprächssituationen behandelt werden.
Wissen Ihres Unternehmens
Leistungen, häufige Fragen, Öffnungszeiten, Einzugsgebiet und weitere relevante Informationen werden passend aufbereitet.
Regeln und Weiterleitungen
Wir legen fest, wann ein Anliegen aufgenommen, ein Rückruf erstellt oder ein Gespräch direkt an einen Mitarbeiter weitergeleitet wird.
Systeme und Schnittstellen
Wenn sinnvoll, verbinden wir den Telefonassistenten mit Kalendern, CRM-Systemen oder weiteren Automatisierungen.
Test und Optimierung
Vor dem Einsatz testen wir typische Gesprächssituationen und passen die Abläufe gemeinsam mit Ihnen an.
Sie bekommen keinen Standard-Bot, sondern einen Telefonablauf, der zu Ihrem Unternehmen passt.
PASST SICH IHREN ABLÄUFEN AN
Vom Telefonat direkt in den nächsten Prozess.
Ein Gespräch muss nicht mit dem Auflegen enden. Wenn es sinnvoll ist, können die aufgenommenen Informationen automatisch weiterverarbeitet werden.
Telefonassistent
- Kalender
- CRM
- Automatisierungen
- Individuelle Schnittstellen
Welche Systeme angebunden werden können, hängt von den vorhandenen Schnittstellen und Ihren Anforderungen ab. Wir prüfen vorab, was technisch sinnvoll umsetzbar ist.
VOM ERSTEN GESPRÄCH BIS ZUM ERSTEN ANRUF
Einfach starten.
Gemeinsam testen.
Ich bin Marius Jung aus Schwäbisch Gmünd. Ich begleite Sie persönlich: von der Prüfung Ihrer Abläufe über Einrichtung und Tests bis zur vereinbarten laufenden Betreuung.
Ihren Telefonalltag verstehen
Wir schauen uns an, welche Anrufe Sie erhalten, welche Informationen benötigt werden und wann ein Mitarbeiter eingebunden werden soll.
Assistent einrichten
Gesprächsführung, Wissen, Rückfragen, Weiterleitungen und gewünschte Integrationen werden auf Ihren Betrieb abgestimmt.
Typische Gespräche testen
Wir testen gemeinsam reale Anwendungsfälle und passen die Gesprächsführung dort an, wo es notwendig ist.
Im Betrieb einsetzen
Nach der Freigabe wird der Telefonassistent in Ihren Telefonablauf eingebunden. Auch danach können Abläufe weiter angepasst und optimiert werden.
HÄUFIGE FRAGEN
Was Unternehmen vor dem Start wissen möchten.
Ja, wenn Ihre Telefonie eine Rufweiterleitung oder eine passende Anbindung erlaubt. Ihre Kunden wählen weiterhin die bekannte Nummer. Vor der Einrichtung prüfen wir, welche Variante Ihre Telefonanlage unterstützt.
Nein. Sie legen fest, wann der Assistent übernimmt: nur bei verpassten Anrufen, außerhalb Ihrer Erreichbarkeit oder als erste Anlaufstelle für alle Anrufe.
Für diesen Fall richten wir eine Übergabe ein: Der Assistent nimmt die offene Frage und Kontaktdaten für einen Rückruf auf oder leitet an eine festgelegte Rufnummer weiter. Sie bestimmen, welcher Weg bei welchem Anliegen gilt.
Ja, wenn Ihr Kalender freie Zeiten bereitstellt und Buchungen technisch zulässt. Wir legen fest, welche Terminarten, Zeitfenster und Angaben der Assistent verwenden darf.
Ja. Sie bestimmen die Anliegen und Zielrufnummern. Zusätzlich legen wir fest, was passiert, wenn dort niemand erreichbar ist – etwa einen Rückruf mit Gesprächszusammenfassung aufnehmen.
Zum Beispiel Name, Rückrufnummer, Adresse, gewünschte Leistung und das geschilderte Anliegen. Sie bestimmen die benötigten Angaben. Eine vom Anrufer genannte Dringlichkeit wird aufgenommen; die fachliche Bewertung bleibt bei Ihrem Betrieb.
Ja, sofern das jeweilige System eine geeignete Schnittstelle oder Integration bietet. Möglich sind zum Beispiel Kalender, CRM und E-Mail. Wir prüfen den konkreten Datenweg und die nötigen Zugriffsrechte vor der Umsetzung.
Wir legen vor dem Start fest, welche Daten aufgenommen werden, wer darauf zugreifen darf und wann sie gelöscht werden. Auch die eingesetzten Anbieter und die Übergabe an Ihre Systeme werden dabei geprüft. Die konkrete Einrichtung richtet sich nach Ihrem Anwendungsfall.
Einen Zeitplan legen wir fest, sobald Rufnummernanbindung, Gesprächsabläufe und gewünschte Integrationen geklärt sind. Eine reine Anfrageaufnahme benötigt weniger Einrichtung und Tests als ein Ablauf mit Terminbuchung und CRM-Anbindung.
Die Einrichtung richtet sich nach Gesprächsabläufen, Weiterleitungen und angebundenen Systemen. Im laufenden Betrieb zählen insbesondere Anrufvolumen, Gesprächsdauer und vereinbarte Betreuung. Wir klären diese Bestandteile für Ihren geplanten Umfang.
Benötigt werden Informationen zu Ihrer Telefonie, typischen Anrufen, Leistungen und Öffnungszeiten. Dazu kommen Ansprechpartner und Regeln für Rückrufe oder Weiterleitungen. Zugänge zu Kalender oder CRM brauchen wir nur, wenn diese angebunden werden sollen.
LASSEN SIE UNS SPRECHEN
Wie viele Anrufe könnten Sie heute schon abgeben?
Wir besprechen Ihren häufigsten Anfrageweg, Ihre vorhandenen Systeme und einen sinnvollen ersten Umfang. Danach kennen Sie die nächsten Prüfschritte.
Erstgespräch vereinbaren (öffnet Google Kalender in einem neuen Tab)Anliegen schriftlich schildern
Persönlich beraten. Auf Ihren Betrieb abgestimmt.